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管家婆分销ERP通讯解决方案
更新时间:2018.07.14    浏览次数:

任我行软件®ERP

分销管理系统

某通讯公司方案

 TOC \h \z \t "标题 2,1,标题 3,2,标题 4,3,标题 5,4,标题 6,5,标题4,3" 关于“任我行”... PAGEREF _Toc98843758 \h 2

一、概述... PAGEREF _Toc98843759 \h 3

1、何为ERP... PAGEREF _Toc98843760 \h 3

2、选择适合本企业的ERP分销管理软件... PAGEREF _Toc98843761 \h 4

3、财务软件... PAGEREF _Toc98843762 \h 4

4、任我行ERP分销管理系统特点... PAGEREF _Toc98843763 \h 5

二、 产品结构... PAGEREF _Toc98843764 \h 7

1、网络结构图... PAGEREF _Toc98843765 \h 7

1)产品结构分析... PAGEREF _Toc98843766 \h 8

2)运用流程... PAGEREF _Toc98843767 \h 10

1)解决通讯行业中铺货的问题... PAGEREF _Toc98843768 \h 10

2)序列号的管理... PAGEREF _Toc98843769 \h 12

3)采购管理... PAGEREF _Toc98843770 \h 12

4)销售管理... PAGEREF _Toc98843771 \h 12

5)仓库管理... PAGEREF _Toc98843772 \h 13

6)维修管理... PAGEREF _Toc98843773 \h 13

7)往来管理... PAGEREF _Toc98843774 \h 13

8)财务管理... PAGEREF _Toc98843775 \h 14

9)辅助业务... PAGEREF _Toc98843776 \h 14

10)报表管理... PAGEREF _Toc98843777 \h 15

11)、编号原则:... PAGEREF _Toc98843778 \h 15

12)启用分销ERP注意事项... PAGEREF _Toc98843779 \h 16

3、业务模拟测试... PAGEREF _Toc98843780 \h 17

4、系统转换运行... PAGEREF _Toc98843781 \h 18

OA系统和在线传讯... PAGEREF _Toc98843782 \h 18

l     在线传讯... PAGEREF _Toc98843783 \h 18

l     办公信息交流方面... PAGEREF _Toc98843784 \h 18

 

关于“任我行”

任我行软件发展有限责任公司为长期、专业地致力于企业管理信息化建设的、国家认定的软件企业、高新技术企业,为享有盛誉的《管家婆》中小企业管理软件开发商。公司的中期发展方向,一是以《管家婆》品牌为基础,继续发展面对小规模企业的、通用化管理软件;二是全面发展面对中等规模企业的财务、业务、办公等信息化管理系统的电子商务解决方案,并形成自有的ERPSCMCRMOA基础平台产品。

    1994
年初,凭借一流的市场意识,我们比国内大形势(党的15)提前3年认准了中国中小企业的潜力,并将主力转向软件,1996年初,推出《管家婆》进销存财务一体化管理软件。该软件充分考虑到中国国情下的中小企业规模小,管理不健全等特点,方便实用的“傻瓜式”操作恰到好处地解决了中小企业财务管理中的许多现实问题。5年来,与《管家婆》软件竞争的产品中,90%已经在市场上销声匿迹,但《管家婆》软件凭借独特的产品定位和创新的营销手法,在变化与竞争空前激烈的软件市场上,深入民心,呈长盛不衰的向上势头。目前,我们已经形成遍布全国所有省区的1000多个分销零售网点,拥有十万多用户。可以说,《管家婆》软件不仅是中国中小企业管理软件的创始者和领航者,也是中小企业管理软件的代名词,并籍此获得业内人士、尤其是客户广泛的认可。

    1999年,互联网泡沫的破灭使电子商务回归到与传统企业应用为基础,随着国内互联网基础设施的不断完善,基于互联网的应用逐渐趋于成熟,为了满足国内企业电子商务的强烈需求,任我行软件发展有限公司在结合自身成功实施(物流管理、OA管理、CRM管理),和对中小企业管理需求在大批"管家婆"客户的调研,推出积聚管理智慧和思想的"任我行-企业信息化管理解决方案":供应链(SCM)、在线分销(DRP),客户关系管理(CRM)、办公自动化(OA),并在一批客户中实施成功。

    领先一步并非难事,步步领先绝非偶然!准确的产品定位给我们初期发展一个相对较好的起点,但我们确信,我公司所拥有的不断创新和自我改善的能力,以及由此而逐渐打造出的企业“结构化优势”,才是我们真正的核心竞争力。7年来,正是若干集理智与激情于一体的大胆的创新和求变,引导着我们从小到大、从弱到强,不断超越每一个曾经走在我们前面的对手,并在此快速而稳健的过程中,为我们下一轮的冲刺,奠定了良好的团队、体制、管理、研发、市场等基础。

一、概述

1、何为ERP

ERP,即企业资源计划,它是由MRP(制造资源计划)发展而来的, 90年代初,美国Gartner Group公司用一系列功能标准来界定ERP,其定义如下:

    超越了MRPⅡ的范围和集成功能;

    支持混合方式的制造环境;

    支持动态的监控能力,提高业务绩效;

    支持开放的客户机/服务器计算环境。

ERP最初是一种基于企业内部供应链的管理思想,它在MRPⅡ的基础上扩展了管理范围。其基本思想是把企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链,并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等,可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、销售、服务与维护、财务、成本控制、经营风险与投资、决策支持等有效地进行管理,从管理范围和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。

2、选择适合本企业的ERP分销管理软件

当前,市场上存在的企业管理类软件大体分为几类:

1、 国外ERP

ERP绝对是一个好东西,毋庸置疑,这是经过了国外成功的验证的。但是,企业或国度的差异,容易造成“水土不服”,并且达不到其本身应该达到的效果,好比国外的奔驰汽车,在国内公路上根本跑不出应该跑出的效果一样。同时,价格昂贵、实施周期长。

2、 国内ERP

国内的ERP软件,基本上没有各方面都比较成熟的软件系统,国内ERP软件的成熟需要一定的时间。

3、 购销存商务软件

该类软件是基于“后台管帐”思想设计的,只是对前台的购销存数据进行后台录入,达到管清楚帐的目的。任我行软件公司开发的“管家婆”系列是该类产品的杰出代表。

3、财务软件

指大家通常的专业财务软件,如用友、金蝶、管家婆标准版等。适用财务部门使用。

如果您现在的需求是管好企业的分销业务,那么财务软件已经不能满足物流管理和销售控制的需要。但,是否放弃原有财务系统?或者是实施传统C/S购销存软件?又或是上ERP

您的选择很明显:

第一:必须基于广域网;

第二:必须能够处理采购、简明的生产成本管理、业务前端录入、分支机构实际库存、往来单位应收应付款、定单状态等;

第三:对原有财务系统提供接口,保护原有投资;

第四:软件操作简单;

第五:软件实施周期不能太长;

第六:软件的升级和维护方便;

第七:软件具有很好的向上兼容性;

4、任我行ERP分销管理系统特点

    “任我行ERP分销管理系统”吸取了SCMERPCRM的精神,集成了企业的物流、分销和办公系统等子系统。该系统根据目前大多数企业现状出发,在物流处理方面比较完善,业务流程控制能够很清晰地反映供应链上的实际情况,强大的网络权限控制,让所有与企业相关的分支机构、经销商、客户广泛地参与进来,真正实现分布应用、集中处理。 企业在时间、空间上的管理障碍已不复存在,异地的分公司、办事处和分销商,好比就在一间大的办公室、一栋大楼里面从事商业活动,从传统的各地数据“各自为政”到基于互联网应用的“统一指挥”,成为现实!正因为具有以下技术特点,使“任我行ERP分销管理系统”在同行业中脱颖而出:

   IP精灵技术

    解决了互联网上必须使用固定IP的问题。运用该技术,企业的服务器可以放在公司内部,只要该服务器通过ADSL、宽带等方式接入Internet即可。不用托管和租赁,企业外部用户通过IE浏览器直接输入IP精灵账号,就可以访问企业内部的服务器。从而节省了租赁和托管服务器的费用,使低成本的网上应用成为可能,大大降低了实现基于互联网应用的门槛。

   离线管理系统

    特别适用于网络条件不好或者上网费用较高的地方,网上网下同时工作。离线管理系统较C/S结构程序而言,还大大降低了操作难度。交换数据时,只需要和互联网连通,系统相互“自动”根据预先设定好的服务器地址,提取所需要交换的数据,而不需要传统方式的数据导入导出(比如交换磁盘、电子邮件、点对点拨号等),这样既保证了网上数据的实时性和一致性,同时大大降低了操作的难度,企业实现远程数据实时、动态的门槛也大大降低。

   强大网络权限管理功能

    管辖范围:可以设置一个职员的仓库管辖范围、商品管辖范围、客户管辖范围、供货商管辖范围、职员管辖范围、银行账户管辖范围、费用管辖范围、收入管辖范围等。把公司总部、分支机构、供货商、代理商、客户看成一个“广义的大公司”,通过丰富、但严格的权限分配,确保各部门、片区等,只能处理自己管辖范围内的业务,而不能处理自己管辖范围之外的业务。

    菜单操作权限:可以根据职员的职责不同,分配对菜单不同的操作权限。比如,南京办事处的销售员,可以给他分配一个权限,让他只能销售“南京仓库的某一类商品,给南京客户”,而不能销售其他地方的商品,也不能进行库存等其他业务的操作。

   良好扩展性

    与“任我行-OA/KM(办公及知识管理系统)”、“任我行-CRM Explorer(客户关系管理系统)”高度集成;并且提供与用友、金蝶、管家婆等财务系统接口。

          系统具备穿透查询功能

    具有汇总表->明细表->原始单据的穿透连查功能;
    
具有流水账->单据,单据<->单据,凭证->单据的穿透连查功能;
    
具有总公司-分支机构-分销商-代理商-二级代理商……客户穿透查询。

          对序列号的强大管理

提供了符合ISO 9000中产品追溯要求的序列号管理功能,结合采购、销售及分销系统,对产品的售后服务进行管理,解决了电子产品生产商的售后服务及打击伪劣假冒产品的急迫需求。让数目巨大、种类繁多的序列号在企业管理中清清楚楚、明明白白。

    采购获利、销售返利的智能计算处理

作为促进经销商销售的方式,积分返利已经被普遍地应用。“任我行-分销ERP(通讯行业版、通讯行业版)分销系统”根据企业具体情况,设计了积分返利功能处理模块。
    
在这里,用户可以自定义返利标准。无论是采用数量还是采用金额,还有具体的返利金额都由用户自己定义。无论返利执行还是获利执行,操作都轻松简单。系统还提供与返利、获利相关的查询功能。

    价格保护、补差的计算处理

该功能特别适用于手机行业、通讯硬件行业等企业。该行业的部分商品在市场上跌价非常快,对这部分商品实行价格保护,是供货商对保护经销商利益所采取的一种措施。

   促销价格管理

提供不同时期采用不同的促销价格的设定和处理,以适应经营活动产生的短时的价格变动。

   委托、受托代销铺货管理
   将委托、受托代销商品的管理与采购、销售的商品分开管理。使企业中代销商品的发货、结算、退货、调价、库存更加清楚。

   完善基本信息

基本信息的停用、启用功能,合理处理部分商品、客户、供应商等基本信息。

   图形菜单功能模块
    
提供可自由选择是否采用的图形菜单,该图形菜单直接通过图形反映菜单功能性质。比如单据类、查询类等;同时,图形导航功能直接体现企业业务流程,让使用者轻轻松松掌握系统的应用。

    办公自动化(OA)系统应用

公司以前的信息交流依赖于传真、电话。使用“任我行-网络化分销管理系统”的OA功能,利用公告板和对各分支机构的公告板,整个公司信息交流在快速、高效方面将得到提高。利用BBS论坛,将加强公司整体的交流,克服了办公时间不统一带来的不便。利用资料文档存放公司的规章制度、产品资料等,记录公司的业务活动等,将真正实现网络时代的“协同办公”。

   业务流程严格控制、多重审批功能

   支持商品双单位

二、 产品结构

1、网络结构

所有的系统用户都通过互联网与服务器连接,所有的应用程序在服务器上运行,所有的数据也都存储在数据库的服务器中,使得客户端和业务处理端(总部、办事处、商业客户)不需要安装任何程序,只需一台可以上网的通讯便可以使用该系统,保证了系统安装时的简便、省时,免去了系统升级时必须到各个分支机构升级的麻烦,同时,随着公司扩张,系统可以无阻碍地被新发展的分支机构所应用,而无需再购买安装新的软件。

1)产品结构分析

1)、产品主要模块

销售管理、采购管理、仓储管理、借欠管理、维修管理、往来管理、财务管理、辅助业务、VIP卡管理、单据管理、基本信息、系统管理

3)、“任我行ERP分销管理系统”产品总体结构图

4)购销存业务结构

5)、代销业务结构

6)辅助业务结构

2)运用流程

客户的简单情况:

1)解决通讯行业中铺货的问题

铺货:将产品放在客户处铺货,若是客户将其销售,则与客户结算该商品,视作销售。

      这一流程可用系统中的“委托代销管理”来解决。

公司销售部

经销商

公司财务部

公司商品库

要求铺货

审核

委托代销发货单

发出商品

付款

委托代销结算


流程:

     要求铺货             审核              委托代销发货单                   

客户         公司销售部         公司财务部          公司商品库       客户

说明:

①、客户向分公司销售部提出铺货申请;

②、公司销售部审核客户申请后转分公司财务部;

③、经公司财务部在信誉额度及应付款账后,开出委托代销发货单

④、公司商品库见此“委托代销发货单”发货;

⑤、公司商品库在货物发出后,经客户确认收货后,将“委托代销发货单”过账。

备注:1委托代销发货单在打印时将按总部调整的固定格式,以铺货单的方式提供给公司商品库做为发货备查的依据。

      2、在发货到客户收到货物过程中,其间可根据实际运作对委托代销发货单进行审核。

⑵、铺货商品结转销售

转销售确认的原则:

、客户将铺货商品销售给终端客户。

、交欲与公司结算铺货商品款。

在上述两个条件均满足的情况下,可对铺货商品转销售。

流程:                        

         上交收到的货款     核实铺货商品的结算款      核实收款单后过账

销售人员             出纳               会计                    备查

委托代销结算单     按结算单收款

打印后的单据交出纳备查。

说明:

①、销售人员在收到擂样的货款后,做“委托代销结算单”,此时铺货商品视作销售,“委托代销结算单”在过账后产生往来,使应收账款增加。

②、出纳在收到销售要员上交的货款后,经核实后,用“收款单”对相应的“委托代销结算单”进行按单结算。同时提交会计审核过账。

③、会计在核实后,对收款单审核过账。

④、如果在同客户协商后,与客户的结算金额需要调整,则可以开出委托代销调价单对结算价进行调整。

B、退铺货商品

公司财务

公司商品库

公司销售部

客户

委托代销退货

未结算

已结算

销售退货单

退货申请

签署意见

入库单



⑴、发往经销商的商品未收款退货

流程:

       退货申请           委托代销退货单

         分公司销售部       公司商品库      公司财务部       客户

                           或销售退货单                             付款

说明:

①、客户向公司销售部提出退回铺货商品的申请;

②、公司销售部收到货后,将货物交商品库。同时开出“委托代销退货单”,并提交库管人员审核。如果这批退回的铺货商品属于已结算的,则应开具“销售退货单”。

③、库管人员在收到退回的铺货商品后,将相关“委托代销退货单”或“销售退货单”。

    注:若是供货商对公司铺货,则用受托代销管理来实现。

2)序列号的管理

串号在通讯行业被广泛应用,在分销ERP中有专门针对串号的管理,叫做“序列号管理”。在本系统中提供了两种序列号管理模式供用户选择:序列号严密管理和序列号宽松管理。需要根据用户的情况来做选择。注意:在开账后,此项不允许修改。

    在【序列号处理】中,记录了所有序列号号的状态、相关仓库、供应商、入库时间、销售商、出库时间、终端用户等信息。可以通过查询和筛选,得到用户需要了解到的序列号报表。此外,还可通过“单据跟踪”对序列号在系统中所经营的所有业务单据全部显示出来。

    企业在将商品发给批发商之后,当批发商将此串号的商品销售给终端客户后,对该语句与进行处理,在“终端用户”处填上相应的信息,如客户的联系方式等等。终端信息一旦填上,不允许删除。

 

    在单据中,序列号可以连续录入、按照一定的规律录入、通过外部文档导入。

3)采购管理

A、向同行调货

l  现款采购:收到货物马上付款。

做采购入库单,同时在采购入库单中录入付款账户和付款金额。采购入库单过账后,付款账户金额减少,库存商品增加。

l  赊购:收到货物后,隔一段时间再付款。

          收到货物后做采购入库单,不填写单据中的付款账户和付款金额。待付款时,在“付款单”中选择需要结算的采购类单据进行结算。,

B、向供货商采购

l  A部门:先款后货。

确认采购后,做付款单预先支付货款。待收到货后,做采购入库单。采购入库单中不填写付款账户和付款金额。

l  B部门:先货后款。

             确认采购后,先做采购入库单,采购入库单中不填写付款账户和付款金额。待付款时,在“付款单”中对该笔采购业务进行付款。

4)销售管理

批发、零售:发生实际销售业务时,开具销售出库单,可根据实际运作情况,考虑进行审核。

价保:当需要对下家实行价格保护时,可开具“价保执行单”。“价保执行单”过账后,影响往来,使应付账款减少或现金银行账户金额减少。

      如果是供货商对公司实行的价保,可用“获得价保单”来实现。

坏件管理:终端客户将商品退回之后,公司退回供应商等待处理。要求只影响库存数量不影响往来,因此用借欠管理来解决。因为借欠管理走账外,不会影响账面库存。

当客房将坏件退给公司时,做“借进单”,将坏件退回供应商时,开“借出单”,将客户退回的坏件借出去。

A、公司将坏件退回供应商,供应商处理后将同类型商品交还公司,再由公司还给客户:

待供应商将同类型商品换回之后,做“借出还回”,将这批货转回到公司。当终端客户来领维修好的商品时,做“借进还出单”,流程结束。

B、由于产品停产,退给供应商的坏件不能换到相同类型的商品,只能换回同等类型商品:

     待供货商将商品换回之后,做“借出还回”。如果是客户认可,可以通过补差价的方式换回相同类型的商品,则做“借进还出单”将坏件从借欠库中调出。再做销售退货单、销售出库单

C、退回给供应商的坏件,供应商没有同类型产品换货,只能对客户进行退货处理。

     待供货商将商品换回之后,做“借出还回”。如果是客户要求退货,则做“借进还出单”将坏件从借欠库中调出。再做销售退货单

5)仓库管理

内部调拔:即同价调拔,又叫移库。用“同价调拔单”实现。商品总数量、总成本不发生变化,仅仅是出库仓库商品数量、成本金额减少,入库仓库商品数量、成本金额增加。

   

部门间销售:用“变价调拔单”来变通处理。查部门之间的往来,可以在【仓储管理】——【商品调拔统计】——【商品调拔查询】中,通过查询条件(对经手人、出入库仓库)的筛选,查看到“调拔差价”,即各部门之间的往来账。

如果是仓库的管理员在系统中的权限范围,只能管理自己所在仓库,但是又要求他可以将库存商品调到其他仓库,这种情况下,可以选择

不管是同价调拔和变价调拔,都可以通过设置审核来实现其调拔过程的控制。将所有库管人员设为审核人,在出库方开出调拔单后,提交审核。在收货方收到货物,确保无误后,将该调拔单审核通过。发货方看到这张单据审核通过后,知道对方已经收到货,就可以将这张调拔单过账了。

6)维修管理

主要是对本地维修进行管理。当客户有坏件拿来维修时,前台接件,先做【维修接件单】。在经判断在维修范围内时,将该【维修接件单】提交申请。

后台维修工程师,只能通过调入接件单来生成维修受理单,记录维修情况。在维修完毕后,将该单据过账。在过账的时候,单据在的状态可以是“未取件”。当客户到前台领取修好的商品后,前台服务员将单据的状态改为“已取件”。

7)往来管理

可用4种调账单据对往来账款进行调整。还可通过【应收查询】、【应付查询】、【账龄分析】查看客户的欠款情况。通过【回款分析】可以查看到职员、客户的回款情况,包括发货金额、回款金额、优惠金额、应收账款等。在【结算分析】中,可以查看到各往来单位、职员未结算、已结算的单据,以后与客户对账。

8)财务管理

    财务管理用于记录购销存主要业务以外的财务单据,并提供相关查询和重要的会计报表。查询和报表里的数据由系统中各种单据的信息自动汇集。

9)辅助业务

辅助业务中,主要处理赠送/获赠业务、序列号的管理、积分返利/获利、价保/获得价保、物价管理业务,并提供相应的查询。

这里着重介绍一下积分返利和价格保护。

l  积分返利

1、返利

在企业具体的应用中,积分返利是一种比较常见的促销业务。具体来讲,就是对达到一定销售标准的客户实行一种返利的销售政策。由于客户、销售量的不同,返利的标准也就不一样。

因此,提供积分返利的用户需要包括设定反利标准,在此基础上进行反利核算执行单的录入。系统还提供返利查询功能。

返利核算执行单中,在确定了往来单位、商品、以及返利开始与截止时间范围后,系统将自动的计算出该往来单位相应的销售数量。在“返利标准”一栏,系统将列出事先录入的返利标准以供选择,然后自动计算出应该返利的金额。

2、获利

在对客户进行返利的同时,也会有供应商对己公司购买的奖励。在系统里,这一行为叫“获利核算执行”。与返利一样,要先在返利标准里对获利的标准进行设定,再在此基础上进行获利执行。系统同样提供获利查询功能。

l  价格保护

只有在【网络化分销管理系统(通讯行业版)】和【网络化分销管理系统(电脑行业版)】中才有价格保护功能。该功能特别适用于手机行业、电脑硬件行业等企业。该行业的部分商品在市场上跌价非常快,对这部分商品实行价格保护,是供货商对保护经销商利益所采取的一种措施。该措施通过产品供应商向产品经售商补偿未销售出去的商品跌价差价的方式完成。

1、价保通知

此处可对旧的价保根据选择的条件进行查询,也可添加新的价保通知。

       若是添加新的价保通知,则需要对商品、往来单位、原价格、新价格进行选择,以及对此往来单位销售该商品的开始时间和结束时间,办理这项价保业务的截止时间进行选择。在输入了这些相关信息以后,系统将自动的生成“价保通知单”,用户可以直接将该价保通知单打印出来分发给自己的经售商。

2、价保执行

在确定了“价格保护”的标准以后,在具体发生价保业务时,需便用价保执行单。在该单据中需要输入相应的往来单位、以及商品、商品原价格、新价格等信息。只有销售商在价保期间内尚没有销售给终端客户的商品才能够参与价保(即:只有没有进行过序列号处理的商品,才能进行价格保护)。

在价保执行单中,系统自动统计出该往来单位过去“累计价保金额”。

3、价保查询

价保查询是对所有商品、所有客户实行价保具体情况的查询分析。

10)报表管理

    销售类:可通过【商品销售统计】、【客户销售统计】、【职员销售统计】、【仓库销售统计】来查看企业销售、盈利情况。还可以辅以【销售成本分析】、【商品销售势图】等来分析在销售过程中企业的运作情况。   

    采购类:可按采购时间,查询采购日报、月报、任意时间段采购报表。也可按【商品采购统计】、【供货商采购统计】来对采购业务进行分析。

仓储类:系统提供多种仓储类报表,让使用者能全面的了解库存数量、商品库存分布、出入库情况。简单介绍一下最常用的几种库存报表:

①、库存状况表

按一个具体仓库查询库存数量、成本价、金额,并且可以进行库存数量、金额等条件的排行。还可穿透式查询库存的变化过程。

②、多级库存状况表

可选择一个或多个仓库进行库存数量、成本、金额的查询。

③、库存分布表

可在一张列表上列出每一个商品在所有仓库的库存数理。

④、进销存汇总表

可对所有的出库、入库行为进行统计,在一段期间内,多少入库(包括进货、报溢、获赠、销售退货等入库行为,条件可以进行配置),多少出库(包括销售、报损、赠送、进货退货等出库行为,条件同样可以进行配置。)

11)、编号原则:

ERP管理中,对基本信息和单据都必须进行编码。如果企业对基本信息和单据的编码处理得好,则在企业运行ERP管理系统时,速度更快、效率更高、对各种数据报表的理解性更强。

在下面的产品简介中,有关于商品、客户、供应商、仓库等编码的详细说明。

1、基本信息编码原则:

目的:按一定规律来对基本信息进行编码,是要是为了可以方便以后的操作、操作员权限的选择,还可以实现对各数据的有效查询和统计。

如:商品基本档案可按品牌或品种分,职员基本档案可按部门分类。这需要根据查询的目的来分。

(1)     可将商品的条形码作为商品的编号;

(2)     根据本公司的实际情况将商品分类编号,其方法如下:

l  将商品按品种或供货商分类。例如:分为主商品及辅助品两大类;

l  主商品名称按型号细分,可分二级类、三级类;

l  商品基本信息编辑权限由总部控制,分公司无此项目修改权限;

l  在分销的OA中开辟一个新栏目,专门针对商品等基本信息的管理。将基本信息的编码原则放在上面。如果有新增的基本信息(商品、客户、供货商等),就回复在该栏目下面。

 

2、 单据编号原则:  

因为总公司与分公司、办事处、经销商等各分支机构,在发生业务时主要以票据为准则和依据,所以在开帐前,除了做了开帐前的准备工作,还须就单据问题和各分支机构达成统一。

  根据不同的业务类型使用不同的业务单据编号

  不同的部门使用不同的业务单据编号

  在【单据编号设置】中进行设置。可按仓库编号、经手人编号等来设置单据编号。

 

12)启用分销ERP注意事项

在启用分销ERP之前,需要做好以下几方面工作:

1)、分销ERP实施动员会

让公司每个人重视ERP,严格按照REP流程来工作。

2)、业务流程整理和新业务流程定义

根据贵公司的实际情况对此业务流程进行修改。制定出完全符合客户实际的新的业务流程。

3)、环境准备

操作系统安装:只需要在服务器安装windows 2000 sever(windows 2000 advanced server);安装最新的补丁程序;客户端要求使用IE 5.5以上;

数据库安装:只需要在服务器安装 SQL Server 2000;安装最新的补丁程序;

“任我行-网络化分销管理系统”安装和设置:需要在服务器上安装该应用软件,同时进行安装配置。

   互联网和局域网实施:服务器需要通过ADSL接入互联网,分支机构需要能够上网;局域网需要连通,供总部各业务部门使用。

—————此项仅作为参考,可根据实际情况选择适合的硬件配置—————

针对XX企业的员工及部门情况,最低配置如下:

1. 上网至少也是2M带宽传输,ADSL是最低配置
2. 
服务器 -- 企业级品牌服务器(P4 2.4G 1.5G内存 SCSI硬盘)
----------
上面属于标准偏低配置,开始可能不觉得慢,但后面会逐渐变缓,好配置如下:
1
、托管电信等ASP运营商,共享其千兆带宽传输;
2
、服务器 -- 企业级品牌服务器(双CPU P4 2.4G以上, 23G内存 SCSI硬盘)

其它软件的安装:建议为WEB服务器和数据库服务器安装防火墙软件等。

—————此项仅作为参考,可根据实际情况选择适合的硬件配置—————

3、业务模拟测试

做好环境及人员的准备工作后,在基本掌握软件功能的基础上,将必要的数据录入系统,。工作准则和工作规程这时应初步制定出来,并在以后实践中不断完善。

1)、系统配置、

       成本算法、单据采用形式(税率格式、折扣格式、普通格式)、审核机制、单据的配置、税率等项的设置。特别针对开账后不允许修改的几项成本算法、允许产生负库存、统一客户供货商、采用序列号严密管理模式、采用序列号借欠出入库校验模式、录单日期必须与当前日期一致

2)、安排数据准备工作

       基本信息、建帐期初的数据的录入。尽量与实际产品相符。

3)、操作员权限的划分

       模拟实际情况对使用者权限进行划分。

4)、检查数据准备

       需要录入的销售、采购等单据的准备。以及在录入这些数据后相应的科目的变化结果。以便验证在进行上述设置后是否能达到预期的目的。

5)、系统接口准备

硬件部分:如本系统与POS机、扫描设备等的接口。

软件部分:与其它应用软件系统传输数据接口软件的准备。

4、系统转换运行

这一阶段可以按平行依次实施或一步到位,也可以分阶段实施。即:是短时手工管理和系统管理的并行阶段。

1)、系统配置

       根据企业的实际情况,对系统配置进行设置。

包括:成本算法、单据采用形式(税率格式、折扣格式、普通格式)、审核机制、单据的配置、税率等项的设置。

2)、操作员权限

       根据实际情况,设定每位“任我行ERP分销管理系统”使用者的权限。

3)、期初数据的准备

       包括基本信息、期初各种数据的录入。这部分数据一定要准确无误。

4)、最终用户培训

 

 

OA系统和在线传讯
l  在线传讯

与互联网上的OICQ软件相似,可显示在线人数、何人在线、在线人的登录时间及总共在线时间,只要操作员登录本系统,就可以给该操作员发送信息。

在线传讯不中断别人手上的工作,给人思考和缓冲;减少电话噪音;减少电话的资源占用;若是异地,还能节约费用。

l  办公信息交流方面

公司以前的信息交流依赖于传真、电话。使用“任我行-网络化分销管理系统”的OA功能,利用公告板和对各分支机构的公告板,整个公司信息交流在快速、高效方面将得到提高。利用BBS论坛,将加强公司整体的交流,克服了办公时间不统一带来的不便。利用资料文档存放公司的规章制度、产品资料等,记录公司的业务活动等,将真正实现网络时代的“协同办公”。

 

 

 

 
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